Ein Empfangsbericht soll dem Sender helfen, eine Frequenz auszuwählen und ein Programm auszusenden, welches beim Publikum ankommt. Dies bezieht sich sowohl auf die technische Empfangsqualität, wie auch auf das Programm selbst.
Ein Empfangsbericht sollte daher mindestens folgende Punkte beinhalten:

1. Datum des Empfangs
2. Uhrzeit des Empfangs. Benutzen Sie die Weltzeit (UTC). Dies entspricht der Mitteleuropäischen Zeit -1 Stunde oder der Mitteleuropäischen Sommerzeit -2 Stunden. Die Weltzeit wurde früher als GMT, oder beim Militär auch als Zulu-Zeit bezeichnet.
3. Die Frequenz, auf der Sie den Sender gehört haben, in Kilohertz oder Megahertz. (KHz oder MHz)
4. Die Qualität des Empfangs, beurteilt nach dem SINFO oder SINPO-Code:

   S=signal strenght Signalstärke	I=Interferences Störungen durch andere Sender	N=Noise Atmosp. Störungen	F=Fading Schwankung der Stärke	O=Gesamturteil
   5=stark	5=keine	5=keine	5=keine	5=sehr gut
   4=gut	4=wenig	4=wenig	4=wenig	4=gut
   3=mittel	3=mittel	3=mittel	3=mittel	3=mittel
   2=schwach	2=stark	2=stark	2=stark	2=schlecht
   1=ganz schwach	1=sehr stark	1=sehr stark	1=sehr stark	1=kaum hörbar

5. Überprüfbare Programmdetails, die man nicht aus dem Programmheft ersehen kann.
6. Angaben zum Empfänger
7. Angaben zur Antenne
8. Eventuell Angaben, wie das Programm gefallen hat.
9. Eventuell Daten zu Ihrer Person: Alter, Geschlecht, Beruf.
10. Absender nicht vergessen.
11. Sender die aus Spenden finanziert werden, (Missionssender etc.) sind auf Rückporto in Form eines IRC angewiesen. IRC=International Reply Coupon. Gibt es beim Postamt!
12. Die Anschrift eines Senders wird zumeist im Programm bekannt gegeben. Zahlreiche Sender haben inzwischen auch eine eigene Internet-Homepage. Manche nehmen Empfangsberichte auch als eMail entgegen.